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Fristenverwaltung und Verwaltung Digitaler aKTEN

ipcentral ist eine moderne Software zur Fristenverwaltung und gewährleistet das 4-Augenprinzip beim Erfassen und beim Streichen von Fristen. ipcentral gewährleistet weiterhin die Nachvollziehbarkeit und den Schutz gegen nachträgliche Änderung von Eintragungen.

Existierende Softwareanwendungen zur Fristenüberwachung sind umfangreich, schwer zu erlernen und teuer. Für kleine Kanzleien ist der personelle und finanzielle Aufwand oft zu groß.

ipcentral setzt genau dort an. ipcentral fokussiert sich bei der Fristenverwaltung auf das Wesentliche und ist speziell auf die Bedürfnisse kleiner und mittelgroßer Patentanwaltskanzleien zugeschnitten. ipcentral ist ohne großen Aufwand einfach zugänglich und intuitiv zu bedienen. Damit entfallen aufwendige Schulungen.

Für einen ersten Einblick in ipcentral zeigen wir die Übersichtsseite, die der Nutzer „Paramuster“ sieht, wenn er sich bei ipcentral einloggt. Über das graue Menü gelangt der Nutzer zu der Liste der Mandanten (und anderen Parteien), den Akten und den Fristen und der Liste der Dokumente, die der Kunde in ipcentral verlinkt hat. Die vorstehend genannte Ansteuerung kann auch über die grünen Felder erfolgen.

Der Nutzer kann sich die Fristen aller, mehrerer oder einer Akte des Kunden in ipcentral anzeigen lassen und kann dabei ein Zeitfenster auswählen, beispielsweise sich alle Fristen anzeigen lassen, die in den nächsten zwei Monaten zu erledigen sind.

Unser Idealbild ist, dass Daten nur an einem Platz originär existieren. Alle anderen Systeme, die die gleichen Daten anzeigen oder nutzen, greifen, wenn technisch machbar, auf das führende Datensystem zu. Das vermeidet Fehler und renundante Tätigkeiten.

Für die Fristenverwaltung des Kunden ist ipcentral das führende Datensystem. Tatsächlich ist es aber möglich, die Fristen in andere Systeme zu übernehmen und dort anzuzeigen. Beispielsweise ermöglicht ipcentral die Fristen in Microsoft Exchange Server zu übertragen, so dass sie in Outlook angezeigt werden können. Die Fristen in Outlook werden dabei automatisch von ipcentral erzeugt.

EINFACHE HANDHABUNG, ÜBERSICHTLICHE DARSTELLUNG und Vollständige Nachvollziehbarkeit

ipcentral kann für den Kunden durch sein Logo individualisiert werden.

Beispielhaft ist die Aufnahme einer neuen Frist für die Akte P.1023.EP des Kunden in die Fristenüberwachung gezeigt. Das Menü „Fristen“ ist aufgeklappt. In dem Beispiel handelt es sich um eine Frist, die das 4-Augenprinzip erfordert.

Die neue Frist wird durch einen ersten Nutzer (eine PAFA) des Kunden in ipcentral aufgenommen. Dabei können zusätzliche Informationen zu der Frist eingegeben werden und es kann eine Vorfrist zu der eigentlichen Frist erzeugt werden. Unter dem Segment „Dokumente“ können Dokumente einfach über drag and drop verlinkt werden. Das ermöglich die direkte, schnell Nachvollziehbarkeit der Frist .

Die Darstellung der neu aufgenommenen Frist in ipcentral beinhaltet einen auffälligen, farbigen Balken, der die Art der Frist, hier eine Rotfrist, kennzeichnet. Neben dem ersten Balken kennzeichnet ein weiterer Balken, ob die aufgenommene Frist bereits geprüft und bestätigt wurde. Erst wenn die Frist durch einen zweiten Nutzer (Patentanwalt) geprüft und bestätigt wird, ändert der rechte Balken seine Farbe und wird grün.

Die Bestätigung einer Rotfrist kann nicht durch den Nutzer erfolgen, der die Frist angelegt hat, sondern erfordert zwingend die Bestätigung durch einen zweiten Nutzer. Damit ist das 4-Augenprinzip gewährleistet. Der Administrator des Kunden kann die Nutzer (PAFA, Patentanwalt) in ipcentral entsprechend festlegen.

Die Streichung von Fristen in ipcentral erfolgt in analoger Weise nach deren Erledigung.

Die Fristen und alle Aktionen im Zusammenhang mit den Fristen werden mit Benutzernamen, Zeitstempel und dem vollen Fristen-Datensatz als kryptografisch verbundene Kette fälschungssicher gespeichert.

Cloud-Computing und Sicherheit

ipcentral ist eine webbasierte Anwendung ähnlich den Anwendungen beim Europäischen Patentamt. Über einen Web-Browser kann sich der Nutzer bei ipcentral einloggen.

Damit entfallen aufwendige Installationen. Der Kunde kann ipcentral direkt nach Übersendung der Zugangsdaten verwenden. Updates zu ipcentral können innerhalb weniger Minuten eingespielt werden und stören den Betrieb daher nicht.

ipcentral ist geräte- und ortsunabhängig von den Nutzern zu bedienen. Das ermöglicht moderne Konzepte der Zusammenarbeit im Team einer Patentanwaltskanzlei von unterschiedlichen Orten aus.

Durch ein kryptographisches Verfahren ist jede Aktion der Nutzer in Bezug auf eine Frist in ipcentral fälschungssicher dokumentiert. Diese Dokumentation kann durch den Kunden abgerufen werden. In ipcentral selbst kann in einer Liste jede fristenbezogene Eingabe mit Datum und Uhrzeit ebenfalls nachvollzogen werden.

Der Zugang des Nutzers zu ipcentral erfolgt dabei über 2-Faktor-Authentifizierung. Das entspricht dem aktuellen Sicherheitsstandard. Für die Nutzung benötigt der Nutzer somit nur ein Endgerät und ein Mobiltelefon. Weitere Infrastruktur ist nicht erforderlich.

Um die Sicherheit der vom Kunden eingegeben Daten zu gewährleisten, verwendet ipcentral zur Speicherung der Daten des Kunden die „Software as a Service“ auf Cloud-Servern der Deutschen Telekom GmbH mit Rechenzentren in Magdeburg und Amsterdam.

Der Zugriff auf den Cloud Server ist SSL-verschlüsselt. Auf dem Server sind die Daten ebenfalls verschlüsselt. Dadurch wird eine professionelle und automatisierte Datensicherung gewährleistet. Die itellectual GmbH hat die Telekom gewählt, weil diese alle, für Berufsgeheimnisträger erforderlichen Versicherungen abgibt.

Alternativ steht es dem Kunden frei, die Software ipcentral bei seinem eigenen Cloud-Provider installieren und hosten zu lassen. In diesem Fall benötigt die itellectual GmbH lediglich einen Wartungszugang.

Unser Angebot

Testen Sie ipcentral ausführlich bis zu 3 Monate kostenlos.

Wenn Sie sich für uns entscheiden, erwerben Sie eine Vollversion für bis zu 6 Nutzer für 30 Euro pro Monat.

Partizipieren Sie an der kontinuierlichen Weiterentwicklung der Kernfunktionen.

Sie haben die Möglichkeit kostenpflichtige Zusatzprodukte, wie zusätzliche Nutzerlizenzen, zusätzlichen Speicherplatz sowie Funktionserweiterungen zu erwerben.

Sie können monatlich kündigen.